WEI INSA Lyon
Responsable Communication et Inscriptions
À propos de l'évènement
Le WEI (Week-End d’Intégration) est un événement clé pour les nouveaux arrivants à l’INSA. Ce week-end festif au bord de la mer permet de tisser des liens et de découvrir la vie de promo. Logés dans un camping 5 étoiles, les participants profitent de fêtes mémorables et d’activités favorisant les rencontres.
Le WEI laisse des souvenirs inoubliables, mais son organisation est exigeante. Tout est minutieusement préparé pour garantir une expérience agréable et sécurisée. Une attention particulière est accordée à la surveillance, car de nombreux participants sont mineurs. Cela inclut la gestion des autorisations parentales, une coordination avec le camping et des mesures de sécurité renforcées.
Mon rôle
En tant que responsable communication et inscriptions, mon rôle était de communiquer sur l’événement et de faciliter les inscriptions. J’ai géré 30 000 € de frais et plus de 400 chèques de caution pour les bungalows du camping.
L’organisation impliquait de collecter les autorisations parentales pour les mineurs et de répartir des centaines de bungalows selon des critères précis. Il fallait aussi négocier les tarifs et la disponibilité des logements avec les propriétaires. Pendant l’événement, j’ai résolu des problèmes de dernière minute, comme des conflits de logement ou des désistements.
La communication était cruciale pour attirer, informer et créer de l’enthousiasme. J’ai réalisé des plans au drone, obtenu des autorisations gouvernementales, et utilisé du matériel photo/vidéo professionnel pour produire des contenus avant, pendant et après l’événement. Ces supports ont immortalisé l’expérience et aidé à promouvoir l’événement pour les années suivantes.
Compétences développées
Maîtrise de matériel photo/vidéo professionnel
Pilotage de drônes
Montage vidéo / Retouche Photo
Développement de l'interface WEB en collaboration avec le service informatique
Gestion de budget
Images/Vidéos d'illustration
On se connecte ?
